出発点
担当者が管理しているのは建物ではなく、中断である
五人で一日220本といえば、二分に一本です。その合間に総会の準備をし、職人を催促し、見積もりを確かめなければなりません。これは段取りの問題ではありません。経路の問題です。
- 一日220本、その多くが単なる進み具合の確認
- 電話で約束したことの書かれた記録がない
- 工事の管理が、建物の数だけある一覧表の中に
- 区分所有者には、電話する以外に知る手立てがない
据えるもの
電話が減ることを望む前に、別の経路を与える
- 01
取扱物件をかたどる
管理組合、建物、住戸、区分所有者、管理委託契約：結びついた五つのオブジェクトです。かかってきた電話は、担当者が受話器を取る前から認識され、正しい管理組合に結びついています。
- 02
電話はメモではなく、要望を生む
何が話され、何を、いつまでと約束したのか：要望に書き留められ、同僚にも見えます。約束は、受けた人の手帳に左右されることをやめます。
- 03
工事を端から端まで追う
通報、見積もり、決議、発注、施工、引き渡し。段階ごとに日付と責任者があり、管理組合ごとに分かれます。建物ごとの一覧表は消えます。
- 04
区分所有者の画面が電話を防ぐ
進行中の要望の状態、総会の日程、書類。これは飾りではありません：半分が「どうなっていますか」と尋ねるだけの電話の量を減らす、唯一の手立てです。
動くもの
この仕組みが目指すもの
- 約 220 → 120
- 目指す一日あたりの電話
- 90
- 一覧表なしに管理される管理組合
- 100 %
- 書き残される電話での約束
- 1
- 区分所有者がまず見る画面
よくある質問
よくあるご質問
管理会社向けのソフトを置き換えるのですか。
いいえ。管理組合の会計、修繕積立金の徴収、管理費の按分は業務システムに残ります。私たちが引き受けるのは関係と要望の管理であり、両者はAPIで同期します。
着信は本当に認識されるのですか。
番号が分かっていれば、受話器を取る前に区分所有者の画面とその管理組合が表示されます。分からない場合は、通話しながら二文字で検索できます。
区分所有者の画面にはアカウントが必要ですか。
開くにはメールでの確認だけで足ります。そこに何を見せるかは、要望ごと、書類ごとに御社が決めます。
担当三人に一日220本、何が変わるのですか。
音声エージェントが情報の問い合わせ——工事の状況、業者の連絡先、総会の日——を吸収し、担当者を必要とするものだけを回します。三人とも話し中でも、代表応対はいつでも電話を受けます。
電話を正しい建物にどう結びつけますか。
かけてきた番号が区分所有者を特定し、そこから住戸と管理組合が決まります。5 400戸を相手に、要望を聞く前にどの建物の話かを理解するのに費やしていた三分が、これで消えます。
ほかにご質問がありますか。お問い合わせください — 担当者がお答えします。
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