出発点
誰も嘘をついていない。ただ、全員が筋を見失う
管理人は水漏れを手帳に書き、業者に電話し、業者は三週間後に来ます。そのあいだに入居者は二度かけ直し、一通の文書が出て、法務部門は事が紛争になってから初めてその件を知ります。どの環も自分の仕事をしました。ただ、鎖そのものがどこにも存在しないのです。
- 進行中の申し出がいくつあるのか、誰も把握していない
- 知らせがないから入居者が催促し、それが受付をさらに重くする
- どの業者が期限を守っているのか、言うことができない
- 同じ建物で繰り返される申し出が、見えてこない
据えるもの
申し出を、会話ではなくオブジェクトにする
- 01
住戸に紐づく「申し出」オブジェクト
内容、団地、住戸、入居者、業者、契約上の期限。住戸そのものも業務オブジェクトです：ある一戸の履歴も、ある一棟の履歴も、ひと目で見えます。
- 02
管理人は自分の電話から入力する
写真を添えられる短いフォームで、その場で申し出を作ります。実際に入力してもらうには、これしかありません：手帳より手間がかかれば、誰も使わないからです。
- 03
業者はシナリオが呼び出す
内容と団地に応じて、正しい業者が資料とともに依頼を受け取ります。2日たって返事がなければ自動化が催促し、7日たっても着手がなければ地区の責任者に引き上げます。
- 04
入居者は知らされ続ける
受付の知らせ、作業日、完了の確認——すべてSMSで。電話での催促は、その原因が消えるので、消えます。
動くもの
この仕組みが目指すもの
- 100 %
- 処理期間が測られている申し出
- 2日目
- 業者への自動催促
- −1 本
- 申し出ひとつあたりの催促の電話、平均で
- 22
- 実際の期限で比べられる業者
よくある質問
よくあるご質問
業者はこの道具にアクセスできる必要がありますか。
いいえ、必ずしも必要ありません。業者は返信用のリンクが付いたメールで依頼を受け取り、その返信が申し出に戻ってきます。件数の多い業者には、完全なアクセスを用意することもできます。
申し出を正しい住戸にどう結びつけますか。
住宅資産は業務オブジェクトとしてかたどられています：団地、建物、住戸、入居者。管理人は一覧から住戸を選び、それで結びつきます。建物ごとの分析を可能にするのは、この仕組みです。
うちの賃貸管理システムにつなげられますか。
はい、APIか自動化シナリオで：住宅資産と入居者は賃貸管理システムから同期され、そちらが真実の出どころであり続けます。
入居者には何が見えますか。
事業者が見せると決めたものです：少なくとも受付の知らせ、作業日、完了。事業者が望めば、オンラインの進捗確認画面を開くこともできます。
改善はどう測りますか。
初回応答までの期間、完了までの期間、約束の遵守、遅れている申し出の滞留——団地別、業者別に。理事会への年次報告を作るのはこれらの数字であり、もう手作業で組み直す必要はありません。
ほかにご質問がありますか。お問い合わせください — 担当者がお答えします。
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