Caso de uso · Autarquia
Um horário de passaporte perdido são três semanas de espera para outra pessoa
Uma cidade-capital de distrito de 47 000 habitantes emite documentos de identidade, certidões e inscrições escolares por marcação. O prazo indicado é de três semanas — e, ainda assim, quase uma em cada cinco marcações não é cumprida, e o horário libertado não aproveita a ninguém.
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O ponto de partida
O prazo não é um problema de capacidade
A cidade não tem horários a menos: perde-os. Uma marcação em cada cinco não é cumprida e ninguém é avisado, pelo que o horário fica vazio enquanto a fila de espera aumenta. O lembrete existe — é feito à mão, por uma funcionária, quando tem tempo.
- 18 % de faltas, sem lembrete sistemático
- Um horário anulado na véspera nunca é reatribuído
- A central telefónica está saturada de «queria adiar a minha marcação»
- A informação municipal sai de outra ferramenta, com outra base de contactos
O que se implementa
Tornar a marcação autónoma
- 01
A reserva online, por motivo
Cada motivo tem a sua duração real e as suas regras: um passaporte não demora o tempo de uma cópia de certidão. O habitante escolhe o seu horário numa página pública, sem criar conta.
- 02
O lembrete sai sozinho
SMS 48 h antes, e-mail na véspera, com a ligação para adiar ou anular com um clique. É essa ligação que muda tudo: anular passa a ser mais simples do que não aparecer.
- 03
O horário libertado volta ao público
Uma anulação republica imediatamente o horário. É ocupado por outra pessoa em vez de ficar vazio.
- 04
A informação aos habitantes na mesma base
Obras, encerramento excecional, inscrições escolares: as campanhas de e-mail e SMS partem da mesma base de contactos, com o consentimento acompanhado canal a canal.
O que isso desloca
O que o dispositivo procura
- ≈ 18 % → 7 %
- de marcações não cumpridas
- ≈ 100
- horários recuperados todos os meses
- −3 semanas
- no prazo indicado, com a mesma capacidade
- 1
- base de contactos, marcações e informação incluídas
Para ir mais longe
Os blocos mobilizados
Página de marcação
As suas disponibilidades reserváveis online, com as suas cores, no seu domínio.
DescobrirLembretes de marcações
E-mail, SMS e notificação no cartão Wallet — as faltas derretem.
DescobrirCampanhas de SMS
O canal lido em 3 minutos — remetente personalizado e confirmações incluídas.
DescobrirCampanhas de e-mail
Newsletters e campanhas por blocos, visando os seus segmentos de CRM.
DescobrirCentral telefónica virtual
A central completa das PME: acolhimento, encaminhamento, filas e estatísticas.
DescobrirFAQ
Perguntas frequentes
É preciso que o habitante crie uma conta?
Não. A página de reserva é pública: nome, motivo, horário, contactos. É a condição para que as pessoas menos à vontade com o digital cheguem ao fim.
E quem não tem telemóvel?
O lembrete passa para o e-mail, e tanto o balcão como a central telefónica podem fazer a marcação em nome do habitante. O canal online acrescenta-se aos outros, não os substitui.
É possível reservar horários fora de linha para o balcão?
Sim. Cada motivo pode reservar uma parte dos seus horários ao balcão ou ao telefone, e a repartição altera-se sem intervenção técnica.
O envio de informação aos habitantes está em conformidade com o RGPD?
O consentimento é acompanhado por canal — e-mail, SMS, telefone — com a sua origem e a sua data. Uma comunicação de interesse público e uma comunicação facultativa não assentam no mesmo fundamento legal, e a ferramenta distingue as duas.
O que acontece se o habitante não aparecer?
O horário liberta-se automaticamente logo na anulação e volta a ficar reservável. Os lembretes por e-mail e SMS saem antes da data, e a ligação de confirmação de presença permite responder com um clique — é isso que faz diminuir os horários perdidos.
Outra questão? Escreva-nos — responde-lhe uma pessoa.
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