Praktijkcase · Lokaal bestuur
Een verloren tijdslot voor een paspoort is drie weken wachten voor iemand anders
Een prefectuurstad van 47.000 inwoners levert identiteitsdocumenten, akten en schoolinschrijvingen af op afspraak. De aangekondigde termijn bedraagt drie weken — en toch wordt bijna één afspraak op vijf niet nagekomen, en komt het vrijgekomen tijdslot niemand ten goede.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
De wachttijd is geen capaciteitsprobleem
De stad heeft niet te weinig tijdsloten: ze verliest ze. Eén afspraak op vijf wordt niet nagekomen en niemand wordt verwittigd, dus blijft het tijdslot leeg terwijl de wachtrij aangroeit. De herinnering bestaat — ze wordt met de hand gedaan, door een medewerkster, als ze tijd heeft.
- 18% no-shows, zonder systematische herinnering
- Een tijdslot dat de dag ervoor geannuleerd wordt, komt nooit opnieuw vrij
- De telefooncentrale is verzadigd door 'ik zou mijn afspraak willen verzetten'
- De stedelijke informatie vertrekt vanuit een andere tool, met een ander contactbestand
Wat we opzetten
De afspraak zelfstandig maken
- 01
Online reserveren, per reden
Elke reden heeft haar reële duur en haar regels: een paspoort neemt niet de tijd van een afschrift van een akte. De inwoner kiest zijn tijdslot op een publieke pagina, zonder een account aan te maken.
- 02
De herinnering vertrekt vanzelf
Sms 48 uur vooraf, e-mail de dag ervoor, met de link om in één klik te verzetten of te annuleren. Die link verandert alles: annuleren wordt eenvoudiger dan niet komen.
- 03
Het vrijgekomen tijdslot gaat terug naar het publiek
Een annulering zet het tijdslot onmiddellijk weer online. Iemand anders neemt het over in plaats van dat het leeg blijft.
- 04
De informatie aan de inwoners in hetzelfde bestand
Werken, uitzonderlijke sluiting, schoolinschrijvingen: de e-mail- en sms-campagnes vertrekken vanuit hetzelfde contactbestand, met de toestemming opgevolgd per kanaal.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- ≈ 18% → 7%
- niet nagekomen afspraken
- ≈ 100
- tijdsloten die elke maand gerecupereerd worden
- −3 weken
- op de aangekondigde termijn, bij gelijke capaciteit
- 1
- contactbestand, afspraken en informatie inbegrepen
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Boekingspagina
Jouw beschikbaarheden online boekbaar, in je eigen huisstijl, op je eigen domein.
OntdekkenAfspraakherinneringen
E-mail, sms en melding op de walletkaart — de no-shows smelten.
OntdekkenSms-campagnes
Het kanaal dat binnen 3 minuten gelezen wordt — eigen afzendernaam en ontvangstbevestigingen inbegrepen.
OntdekkenE-mailcampagnes
Nieuwsbrieven en campagnes met blokken, gericht op je CRM-segmenten.
OntdekkenVirtuele telefooncentrale
De complete centrale voor kmo's: onthaal, routering, wachtrijen en statistieken.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Moet de inwoner een account aanmaken?
Nee. De reservatiepagina is publiek: naam, reden, tijdslot, contactgegevens. Dat is de voorwaarde opdat de mensen die het minst vertrouwd zijn met digitaal, tot het einde geraken.
En wie geen gsm heeft?
De herinnering schakelt over naar e-mail, en zowel het loket als de telefooncentrale kunnen de afspraak in de plaats van de inwoner vastleggen. Het onlinekanaal komt bij de andere, het vervangt ze niet.
Kunnen we offline tijdsloten voorbehouden voor het loket?
Ja. Elke reden kan een deel van haar tijdsloten voorbehouden aan het loket of aan de telefoon, en die verdeling wijzig je zonder technische tussenkomst.
Is het versturen van informatie aan de inwoners AVG-conform?
De toestemming wordt per kanaal opgevolgd — e-mail, sms, telefoon — met bron en datum. Een communicatie van algemeen belang en een facultatieve communicatie steunen niet op dezelfde rechtsgrond, en de tool maakt dat onderscheid.
Wat gebeurt er als de inwoner niet komt opdagen?
Het tijdslot komt automatisch vrij zodra er geannuleerd wordt en is opnieuw reserveerbaar. De e-mail- en sms-herinneringen vertrekken vóór de vervaldatum, en met de bevestigingslink kun je in één klik antwoorden — dat is wat de verloren tijdsloten doet wegsmelten.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart