Praktijkcase · Diensten
Een contract gaat verloren op de dag dat niemand vóór de vervaldag gebeld heeft
Een makelaarskantoor beheert 4.200 contracten voor professionals en particulieren. Elk contract heeft een vervaldatum, en elke vervaldag is een gelegenheid om het te verlengen — of te verliezen. Het rekenblad met de vervaldagen bestaat; het wordt geopend wanneer iemand eraan denkt.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
De portefeuille gaat niet in één klap verloren, hij lekt
Negen procent per jaar, dat zijn bijna vierhonderd contracten. Geen enkel vertrekt na een incident: ze vertrekken omdat niemand zes weken vóór de vervaldag gebeld heeft, omdat een concurrent dat wel deed, en omdat de klant geen enkele reden had om te weigeren.
- Vervaldagen opgevolgd in een rekenblad dat met horten en stoten geopend wordt
- Geen enkel spoor van de telefoongesprekken in het dossier
- Toestemmingen voor prospectie niet gedocumenteerd per kanaal
- Documenten per mail verstuurd, per post ondertekend, lukraak geklasseerd
Wat we opzetten
De vervaldag wordt een trigger, geen herinnering in een agenda
- 01
Het contract gemodelleerd zoals het beleefd wordt
Maatschappij, product, premie, ingangsdatum, vervaldatum, opzegtermijn. Het is een bedrijfsobject, geen notitie in een fiche: de vervaldatum kan dus iets in gang zetten.
- 02
De verlengingsreeks vertrekt vanzelf
Op D-75 een taak voor de beheerder. Op D-60 een e-mail aan de klant. Op D-45 een geprogrammeerde oproep. Op D-30 een waarschuwing als er niets bewogen is. De opzegtermijn is niet langer een datum die je te laat ontdekt.
- 03
Het gesprek laat een spoor na
Elk telefoongesprek wordt aan het contract gekoppeld, met zijn samenvatting. De collega die het dossier overneemt, weet wat er gezegd is, ook zes maanden later.
- 04
De toestemming is gedocumenteerd
Per kanaal — e-mail, sms, telefoon — met bron en datum. In een vak waar prospectie wettelijk omkaderd is, is kunnen tonen waar een toestemming vandaan komt geen luxe.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- 9% → ≈ 5%
- beoogde opzeggingen
- D-75
- eerste actie vóór elke vervaldag
- 4.200
- contracten opgevolgd zonder rekenblad
- 100%
- van de toestemmingen gedateerd en met bron
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Aangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenAutomatiseringsscenario's
Eén trigger, voorwaarden, acties — op alle hubs tegelijk.
OntdekkenTelefonie geïntegreerd in het CRM
Oproepen en klantfiches in hetzelfde product — geen integratie, een vanzelfsprekendheid.
OntdekkenDocumenten & AI-documentbeheer
Online pdf-editor en AI-verrijking: OCR, samenvatting, rangschikking.
Ontdekken360°-klantoverzicht
De hele klantrelatie op één fiche: activiteiten, deals, gesprekken.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Vervangen jullie onze software voor contractbeheer?
Nee. Die behoudt het beheer, de commissies en de stromen met de maatschappijen. Wij nemen de relatie: vervaldagen, opvolgingen, contacten, documenten. Beide synchroniseren via de API.
Hoe gaan jullie om met de traceerbaarheidsverplichtingen van het advies?
De contacten, de verstuurde documenten en de toestemmingen krijgen een tijdstempel en worden in het dossier bewaard. Wij leveren het materiaal; de conformiteit van jouw adviesplicht blijft jouw verantwoordelijkheid en die van jouw vakapplicatie.
Worden de oproepen opgenomen?
Opname en transcriptie zijn te activeren, met informatie aan de beller en een instelbare bewaartermijn. Ze kunnen beperkt blijven tot de samenvatting, zonder bewaring van de audio.
Hoe mis je geen verlenging meer?
De vervaldag is een eigenschap van het contract, en het scenario wordt erdoor in gang gezet: opzegtermijn, contactname, voorstel, opvolging. Op 4.200 contracten kwamen die 9% ondergane opzeggingen voort uit vervaldagen waar niemand op het juiste moment naar keek.
Kun je de contracten onderscheiden per maatschappij en per tak?
Ja, met de maatwerkobjecten: elk contract draagt zijn maatschappij, zijn tak, zijn premie, zijn vervaldag en zijn historiek. De segmenten en de opvolgingen worden op die eigenschappen gebouwd.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart