Privacybeleid
Dit beleid legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom, en hoe je je rechten kunt uitoefenen. Onze servers bevinden zich binnen de Europese Unie en wij houden ons aan de AVG. Laatst bijgewerkt: september 2026.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is VENTUS, een vereenvoudigde naamloze vennootschap met een kapitaal van € 60.000, ingeschreven in het handelsregister (RCS) van Rouen onder nummer 917 982 969, met maatschappelijke zetel te 14 chemin des Tilleuls, 76130 Mont-Saint-Aignan, Frankrijk, uitgever van het platform Metaventus. Voor elke vraag over jouw gegevens: dpo@metaventus.com.
2. Onze twee rollen
Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de site, de formulieren, het accountbeheer, de facturatie en de beveiliging van het platform — dat is het onderwerp van dit beleid. Verwerker voor de gegevens die onze klanten importeren en beheren in hun CRM (hun contacten, prospects en klanten): de klant blijft verwerkingsverantwoordelijke, en deze verwerking wordt geregeld door onze Verwerkersovereenkomst (DPA), aanvaard samen met de Algemene Dienstvoorwaarden.
3. Gegevens die wij verzamelen
Identificatiegegevens: naam, voornaam, e-mail, telefoon, bedrijf (formulieren, accountaanmaak). Account- en facturatiegegevens: abonnement, facturen, betaalgeschiedenis — de kaartgegevens worden verwerkt door onze betalingsdienstverlener en passeren niet via onze servers. Gebruiksgegevens: geraadpleegde pagina's, interacties, technische logbestanden (browser, apparaat, IP-adressen). Klantgegevens (CRM): de gegevens die je invoert in de applicatie, verwerkt voor jouw rekening in de hoedanigheid van verwerker.
4. Doeleinden en rechtsgronden
Reageren op je contact- en demoverzoeken — precontractuele maatregelen en gerechtvaardigd belang. Levering, beveiliging en verbetering van de dienst — uitvoering van de overeenkomst. Facturatie en boekhoudkundige verplichtingen — wettelijke verplichting. AI-ondersteuningsfuncties, geactiveerd op jouw verzoek — uitvoering van de overeenkomst. Nieuwsbrief en marketingcommunicatie — toestemming, op elk moment intrekbaar.
5. Bewaartermijnen
Accountgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en vervolgens gearchiveerd volgens de wettelijke verplichtingen. Prospectiegegevens worden maximaal 3 jaar na het laatste contact bewaard. Technische logbestanden worden bewaard voor korte periodes, in verhouding tot de beveiliging van de dienst.
6. Ontvangers en verwerkers
De gegevens zijn toegankelijk voor de gemachtigde teams van VENTUS en onze technische verwerkers (hosting, verzending van e-mails en sms, betaling, AI), geselecteerd op basis van hun waarborgen en gebonden door compliance-verbintenissen. Het register van onze verwerkers wordt actueel gehouden en is op verzoek beschikbaar.
7. Jouw rechten
Je beschikt over het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid met betrekking tot jouw gegevens. Oefen ze uit door te schrijven naar dpo@metaventus.com; wij antwoorden binnen de wettelijke termijnen. Je kunt je ook wenden tot de CNIL (cnil.fr).
8. Gekoppelde accounts van derden: Google en Microsoft
Met Metaventus kunt u een Google- of Microsoft-account koppelen om een agenda en, indien gewenst, een mailbox te synchroniseren. Deze koppeling is optioneel, komt op uw initiatief tot stand en u kunt haar op elk moment intrekken. Agenda — wij lezen uw beschikbaarheid en de afspraken in de weergegeven periode, zodat een reeds bezet tijdslot niet bij u kan worden geboekt. Wij maken, verplaatsen en verwijderen in uw agenda uitsluitend de afspraken die via Metaventus zijn geboekt. Wij bewaren geen agenda-inhoud: geen titel, geen omschrijving, geen deelnemerslijst. Alleen de technische kenmerken worden opgeslagen waarmee een door onszelf ingeschreven afspraak kan worden teruggevonden, samen met het adres van de persoon die haar heeft geboekt. Mailbox — voegt u uw mailbox toe als communicatiekanaal, dan lezen wij de ontvangen berichten zodat u ze in Metaventus kunt raadplegen en beantwoorden, en versturen wij namens u de antwoorden die u opstelt, of die u bevestigt wanneer de gespreksassistent ze voorstelt. Deze berichten worden gedurende de looptijd van de overeenkomst in uw omgeving bewaard en daarna verwijderd volgens de bewaartermijnen die in uw beheercentrum zijn ingesteld (onderdeel Compliance en bewaring), die de beheerder van uw account kan aanpassen. E-mailsignatuur — als u hierom vraagt vanuit Metaventus, voegen wij uw e-mailsignatuur toe aan de verzendinstellingen van uw Gmail-account. Wij lezen of wijzigen geen andere instellingen van uw account. Wij bewaren eveneens de door de aanbieder afgegeven toegangstokens, uitsluitend om de door u toegestane koppeling in stand te houden. Bescherming van deze gegevens — de uitwisselingen met Google en Microsoft, en tussen uw browser en Metaventus, worden versleuteld tijdens de overdracht (TLS 1.2 of hoger). De gegevens en toegangstokens worden opgeslagen in versleutelde databases en opslagruimtes door onze hostingproviders, in datacenters binnen de Europese Unie. De tokens worden nooit naar uw browser of een derde partij verzonden: alleen onze servers gebruiken ze, voor de oproepen die u hebt toegestaan. Toegang tot deze gegevens is voorbehouden aan geautoriseerde leden van VENTUS, beperkt tot het strikt noodzakelijke en gelogd. Technische geheimen worden buiten de code bewaard, in een per omgeving geïsoleerde configuratie. De gegevens worden verwijderd bij intrekking van de verbinding of bij sluiting van het account, en elke datalek zou aan u en aan de toezichthoudende autoriteit worden gemeld binnen de termijnen die zijn vastgesteld door de AVG. Deze gegevens worden niet verkocht, niet verhuurd, niet voor reclamedoeleinden gebruikt en niet gebruikt om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen. Zij worden gehost op onze infrastructuur in de Europese Unie en worden met geen enkele derde gedeeld, met uitzondering van de technische subverwerkers die strikt noodzakelijk zijn voor die hosting, genoemd in artikel 6. Het gebruik en de overdracht door Metaventus van informatie ontvangen via Google API's voldoen aan de Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten. U kunt deze toegang op elk moment intrekken via Metaventus, of via de beveiligingsinstellingen van de aanbieder: myaccount.google.com/permissions voor Google, myapplications.microsoft.com voor Microsoft. Het intrekken stopt de synchronisatie onmiddellijk en de bijbehorende tokens worden verwijderd.
9. Kunstmatige intelligentie
De AI-functies van het platform worden op verzoek geactiveerd en zijn omkaderd door ons AI-Handvest: transparantie van de agenten, menselijke controle, en geen enkel gebruik van jouw gegevens om modellen te trainen. Deze functies steunen op externe aanbieders die via professionele programmeerinterfaces worden benaderd: OpenAI, waarvan de API haar modellen niet traint op de doorgegeven gegevens; Mistral AI, met een betaald aanbod waarbij de trainingsoptie is uitgeschakeld; en Microsoft Azure AI Vision, voor tekstherkenning in documenten, beheerd in Frankrijk, waarvan de gegevens binnen 24 uur worden gewist. Wanneer meerdere modelaanbieders worden aangeboden, kiest de beheerder van jouw account welke wordt gebruikt. Wij gebruiken geen enkele multimodelgateway en draaien geen enkel zelfgehost model. Gegevens afkomstig van de Google API's worden nooit doorgegeven aan een aanbieder van kunstmatige intelligentie: de dagelijkse samenvatting van jouw activiteit wordt uitsluitend opgesteld op basis van de via Metaventus gemaakte afspraken, nooit op basis van de inhoud van jouw gekoppelde agenda. Berichten uit een gekoppelde mailbox (artikel 8) worden alleen aan deze aanbieders voorgelegd om je een antwoord voor te stellen, dat je vrij blijft te wijzigen of te verwerpen. De lijst van deze subverwerkers, hun locatie en de toepasselijke waarborgen staan in bijlage 3 van onze verwerkersovereenkomst.
De volledige contractuele documenten — algemene servicevoorwaarden, gebruiksvoorwaarden, verwerkersovereenkomst en handvest voor het gebruik van kunstmatige intelligentie — worden gepubliceerd op de pagina Contracten en AVG, met hun versie, hun datum van inwerkingtreding en hun verificatievingerafdruk.