Lege slots kosten geld. Hier is het tegengif.

Sms-herinneringen zijn de meest doeltreffende hefboom tegen no-shows: een sms wordt binnen enkele minuten gelezen door zo goed als alle bestemmelingen. De kost van enkele centen per herinnering staat in geen verhouding tot een verloren tijdslot.

Voor de gasten die hun kaart hebben toegevoegd wel: de update van de kaart zet een melding op het vergrendelscherm, en dat kost niets. Voor de anderen houdt de reeks de sms. Je betaalt alleen de herinneringen die dat nodig hebben.

Een e-mail bij de bevestiging, daarna een herinnering per e-mail en sms voor de vervaldag, met termijnen die je per afspraaktype kiest. Met de link om de aanwezigheid te bevestigen kan de gast met één klik antwoorden, en de status komt terug in de kalender.

De link om te annuleren of te verplaatsen maakt het tijdslot vrij, dat onmiddellijk weer boekbaar wordt. Een verplaatsing de dag ervoor is beter dan een afwezigheid op de dag zelf: het doel is niet de annulering te verhinderen, maar ze makkelijk te maken.

Ja: de afspraaktypes beheren ook sessies op een vaste datum, met hun eigen plaats, capaciteit en uren. De herinneringen vertrekken naar alle ingeschrevenen, en de aanwezigheidslijst houd je in de tool bij.

Nee: Google Agenda en Outlook koppel je, de beschikbaarheden worden in realtime gelezen en de externe events worden meegenomen om dubbele boekingen te vermijden. De publieke boekingspagina's worden op een neutraal domein gehost.