Praktijkcase · Gezondheid
Een opnameaanvraag slaapt drie weken in een mailbox
Zes vestigingen, 480 bewoners, ongeveer 140 opnameaanvragen per maand verdeeld over de directies, plus de dagelijkse telefoontjes van families. Het onderwerp is niet de zorg — dat valt erbuiten — maar het houdt het onthaal van 's ochtends tot 's avonds bezig.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
Families bellen niet om te storen, ze bellen omdat ze niets weten
Een familie dient een opnamedossier in en verneemt daarna niets meer. Ze belt na tien dagen, en vervolgens om de vijf dagen. Het onthaal antwoordt wat het kan, dat wil zeggen vaak 'ik zoek het even op'. Ondertussen dient diezelfde familie een dossier in bij drie andere vestigingen.
- Opnameaanvragen verspreid over zes mailboxen
- Geen enkele geconsolideerde wachtlijst op het niveau van de groep
- Families zonder nieuws, dus families die bellen
- Rondleidingen telefonisch ingepland, één voor één
Wat we opzetten
De opname behandelen als een dossier, niet als een bericht
- 01
Eén opnameformulier per vestiging
Gepubliceerd op de website van de groep, maakt het het dossier aan met de verwachte stukken. Het onvolledige dossier wordt bij de indiening gesignaleerd, niet drie weken later.
- 02
De rondleiding wordt online gereserveerd
Reële tijdsloten per vestiging, met sms-herinnering de dag ervoor. De twintig minuten die dagelijks aan het telefonisch inplannen van rondleidingen opgingen, verdwijnen.
- 03
De wachtlijst wordt zichtbaar
Elke vestiging ziet de hare, de directie van de groep ziet die van alle zes. Een plaats die vrijkomt, kan aangeboden worden aan een familie die elders wacht — wat met zes mailboxen onmogelijk was.
- 04
De familie wordt op de hoogte gehouden
Ontvangstbevestiging, dossier volledig, behandeling in de commissie, beslissing. Vier berichten die tien telefoontjes doen verdwijnen.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- 6 → 1
- geconsolideerde wachtlijst voor de groep
- ≈ 10
- vermeden telefoontjes per dossier
- 0
- telefonisch ingeplande rondleidingen
- 0
- gezondheidsgegevens in de tool
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Webformulieren
Formulieren op je website die rechtstreeks je CRM voeden.
OntdekkenBoekingspagina
Jouw beschikbaarheden online boekbaar, in je eigen huisstijl, op je eigen domein.
OntdekkenAfspraakherinneringen
E-mail, sms en melding op de walletkaart — de no-shows smelten.
OntdekkenAangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenWebpagina's
Publiceer campagnepagina's en aanvraagpagina's vanuit je CRM, zonder ontwikkelaar.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Verwerken jullie gezondheidsgegevens?
Nee, en de aanpak is zo ontworpen dat dat niet nodig is: identiteit, contactgegevens, stand van zaken van het dossier. Het medisch dossier en het zorgplan blijven in jouw vakapplicatie, de enige erkende host.
Kan het nationale opnamedossier overgenomen worden?
Aanvragen die via een nationaal portaal binnenkomen, worden aan het dossier gekoppeld via inkomende e-mail of via de API. Het portaal blijft het wettelijke indieningspunt.
Hebben de families online toegang?
Er kan een opvolgingsruimte geopend worden die toont wat jij beslist: stand van het dossier, volgende stap, aan te leveren documenten. Dat is wat de telefoontjes het sterkst doet dalen.
Wat doet de spraakagent precies voor de families?
Hij beantwoordt de terugkerende vragen — bezoekuren, stukken voor een opnamedossier, contactpersoon — op basis van de kennisbank van de vestiging, en hij verbindt door zodra het over de bewoner zelf gaat. Het onthaal krijgt zijn dagen terug.
Kun je de zes vestigingen onderscheiden?
Ja: elke vestiging heeft haar eigen nummer, haar openingsuren, haar kennisbank en haar statistieken. De groep behoudt het geconsolideerde overzicht, en een familie die één vestiging belt, wordt nooit naar een andere gestuurd.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart