Caso de uso · Salud
Una solicitud de admisión duerme tres semanas en un buzón de correo
Seis centros, 480 residentes, unas 140 solicitudes de admisión al mes repartidas entre las direcciones, más las llamadas diarias de las familias. El tema no es el cuidado —queda fuera—, pero ocupa a la recepción de la mañana a la noche.
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El punto de partida
Las familias no llaman para molestar, llaman porque no saben
Una familia presenta un expediente de admisión y luego no vuelve a tener noticias. Llama al cabo de diez días, y después cada cinco días. La recepción responde lo que puede, es decir, a menudo «voy a informarme». Mientras tanto, esa misma familia presenta un expediente en otros tres centros.
- Solicitudes de admisión dispersas entre seis buzones de correo
- Ninguna lista de espera consolidada a nivel de grupo
- Familias sin noticias, luego familias que vuelven a llamar
- Visitas a los centros concertadas por teléfono, una a una
Lo que se implanta
Tratar la admisión como un expediente, no como un mensaje
- 01
Un formulario de admisión por centro
Publicado en la web del grupo, crea el expediente con los documentos esperados. El expediente incompleto se señala en el momento de la presentación, no tres semanas después.
- 02
La visita se reserva en línea
Huecos reales por centro, con recordatorio por SMS la víspera. Los veinte minutos diarios dedicados a concertar visitas por teléfono desaparecen.
- 03
La lista de espera se hace visible
Cada centro ve la suya, la dirección del grupo ve las seis. Una plaza que queda libre puede proponerse a una familia en espera en otro centro, algo imposible con seis buzones de correo.
- 04
La familia se mantiene informada
Acuse de recibo, expediente completo, paso a comisión, decisión. Cuatro mensajes que hacen desaparecer diez llamadas.
Lo que eso mueve
Lo que persigue el dispositivo
- 6 → 1
- lista de espera consolidada para el grupo
- ≈ 10
- llamadas de seguimiento evitadas por expediente
- 0
- visitas concertadas por teléfono
- 0
- datos de salud en la herramienta
Para ir más allá
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Preguntas frecuentes
¿Manejáis datos de salud?
No, y el dispositivo está diseñado para no necesitarlos: identidad, datos de contacto, estado de avance del expediente. La historia clínica y el plan de cuidados permanecen en tu programa de gestión, el único alojamiento acreditado.
¿Se puede recuperar el expediente de admisión nacional?
Las solicitudes procedentes de un portal nacional se vinculan al expediente por correo entrante o por la API. El portal sigue siendo el punto de presentación reglamentario.
¿Tienen las familias acceso en línea?
Se puede abrir un espacio de seguimiento que muestre lo que tú decidas: estado del expediente, siguiente etapa, documentos a aportar. Es lo que más hace bajar las llamadas.
¿Qué hace exactamente el agente de voz para las familias?
Responde a las preguntas recurrentes —horarios de visita, documentos de un expediente de admisión, persona de contacto— a partir de la base de conocimiento del centro, y transfiere en cuanto se trata del residente en sí. Es la recepción la que recupera sus jornadas.
¿Se pueden distinguir los seis centros?
Sí: cada centro tiene su número, sus horarios, su base de conocimiento y sus estadísticas. El grupo conserva la vista consolidada, y una familia que llama a un centro nunca se dirige a otro.
¿Otra pregunta? Escríbenos — te responde una persona.
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