Caso de uso · Derecho
La llamada del cliente cae siempre durante la vista
Un despacho de nueve abogados de derecho mercantil y derecho laboral recibe unas 40 llamadas al día. Dos asistentes descuelgan. El sesenta y tres por ciento de las llamadas llega entre las 9 h y las 12 h, es decir, durante las vistas, cuando el abogado en cuestión está precisamente ilocalizable y la asistente solo puede tomar nota.
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El punto de partida
Un despacho no pierde clientes, pierde horas
La asistente anota «ha llamado el Sr. Durand, devolver la llamada». El abogado sale de la vista a las 12.30 h, llama, cae en un buzón de voz, deja un mensaje. El cliente vuelve a llamar a la mañana siguiente, durante la siguiente vista. Tres llamadas y dos días para decir «la vista se aplaza al 14», una información conocida desde la víspera.
- Llamadas concentradas en las franjas de vistas
- El mensaje escrito en una nota adhesiva, sin vínculo con el expediente
- El cliente vuelve a llamar porque no tiene otra manera de saberlo
- Honorarios reclamados cuando alguien se acuerda, es decir, tarde
Lo que se implanta
Responder a lo que no necesita al abogado
- 01
La atención aguanta durante la vista
La centralita descuelga, reconoce el número, muestra el expediente. Fuera de las horas en que alguien puede atender, el agente de voz cualifica la solicitud —asunto nuevo, expediente en curso, cuestión de facturación— y crea la tarea en el expediente correcto. Lo que no sabe tratar, lo transmite con la transcripción.
- 02
El expediente es un objeto, no una carpeta
Naturaleza, jurisdicción, partes, vencimientos, honorarios acordados, actuaciones. Modelado con tus campos. Es lo que permite que un vencimiento active algo en lugar de quedar anotado en una agenda.
- 03
El cliente se informa sin llamar
Aplazamiento de vista, presentación de conclusiones, documento recibido: un mensaje corto, automático, en cada etapa que decidas compartir. Eso es lo que hace bajar las llamadas, no una consigna de dejar de descolgar.
- 04
Los honorarios se reclaman solos
Provisión sin pagar en D+15, factura vencida en D+8 y luego D+30: el escenario reclama, con el enlace de pago. El abogado no tiene que hablar de dinero con su cliente, algo que ninguno hace de buen grado.
Lo que eso mueve
Lo que persigue el dispositivo
- 0
- llamadas perdidas durante una vista
- 3 → 1
- intercambios para transmitir una fecha de vista
- 100 %
- de los vencimientos vinculados a un expediente
- D+8
- primera reclamación de honorarios, sin pensar en ello
Para ir más allá
Los módulos utilizados
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Preguntas frecuentes
¿Puede el agente de voz oír información cubierta por el secreto profesional?
Cualifica —asunto nuevo, expediente en curso, facturación— y no formula ninguna pregunta sobre el fondo. La transcripción y la grabación se pueden activar o no, con un plazo de conservación que fijas tú. También puedes limitarlo a la toma de mensaje, sin conservar ningún audio.
¿Ve cada abogado todos los expedientes?
No, salvo que tú lo decidas. La asignación por expediente determina el acceso, y las consultas quedan registradas.
¿Sustituís nuestro programa de gestión del despacho?
No. La contabilidad, la CARPA, la redacción y las plantillas de escritos se quedan contigo. Nosotros nos ocupamos de la atención, la relación con el cliente y las reclamaciones, y ambos dialogan mediante la API.
¿Qué ocurre durante una vista?
El agente de voz descuelga, identifica a quien llama, responde a las preguntas de información y propone una devolución de llamada o una cita. De 40 llamadas al día, de las cuales un 63 % caían durante una vista, son otros tantos asuntos que ya no se van a otro despacho.
¿Cuánto cuesta esta configuración para un despacho de nueve abogados?
El plan Profesional empieza en 90 € al mes para la cuenta, y la capacidad se ajusta por tramos para los once usuarios. La telefonía empieza en 50 € al mes y el agente de voz es una opción a 9 €.
¿Otra pregunta? Escríbenos — te responde una persona.
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