Caso d'uso · Diritto
La chiamata del cliente arriva sempre durante l'udienza
Uno studio di nove avvocati specializzato in diritto commerciale e diritto del lavoro riceve circa 40 chiamate al giorno. Due assistenti rispondono. Il sessantatré per cento delle chiamate arriva tra le 9 e le 12 — cioè durante le udienze, quando l'avvocato interessato è per l'appunto irraggiungibile e l'assistente non può che prendere nota.
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Il punto di partenza
Uno studio non perde clienti, perde ore
L'assistente annota «ha chiamato il sig. Durand, richiamare». L'avvocato esce dall'udienza alle 12:30, richiama, finisce in segreteria, lascia un messaggio. Il cliente richiama l'indomani mattina, durante l'udienza successiva. Tre chiamate e due giorni per dire «l'udienza è rinviata al 14» — un'informazione nota dal giorno prima.
- Chiamate concentrate sulle fasce orarie delle udienze
- Il messaggio scritto su un post-it, senza collegamento con il fascicolo
- Il cliente richiama perché non ha altro modo di sapere
- Onorari sollecitati quando qualcuno se ne ricorda, cioè tardi
Ciò che si mette in campo
Rispondere a ciò che non richiede l'avvocato
- 01
L'accoglienza regge durante l'udienza
Il centralino risponde, riconosce il numero, mostra il fascicolo. Fuori dagli orari in cui qualcuno può rispondere, l'agente vocale qualifica la richiesta — nuova causa, fascicolo in corso, domanda di fatturazione — e crea l'attività nel fascicolo giusto. Ciò che non sa trattare, lo trasmette con la trascrizione.
- 02
Il fascicolo è un oggetto, non una cartellina
Natura, foro competente, parti, scadenze, onorari concordati, attività svolte. Modellato con i vostri campi. È ciò che permette a una scadenza di far scattare qualcosa invece di essere annotata su un'agenda.
- 03
Il cliente è informato senza chiamare
Rinvio dell'udienza, deposito di conclusioni, documento ricevuto: un messaggio breve, automatico, a ogni passaggio che decidete di condividere. È questo a far scendere le chiamate — non una consegna di non rispondere più al telefono.
- 04
Gli onorari si sollecitano da soli
Acconto non saldato a G+15, fattura scaduta a G+8 poi G+30: lo scenario sollecita, con il link di pagamento. L'avvocato non deve parlare di soldi con il suo cliente, cosa che nessuno fa volentieri.
Ciò che si sposta
Ciò a cui punta il dispositivo
- 0
- chiamate perse durante un'udienza
- 3 → 1
- scambi per trasmettere una data di udienza
- 100%
- delle scadenze collegate a un fascicolo
- G+8
- primo sollecito di onorario, senza pensarci
Per approfondire
I mattoni impiegati
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Domande frequenti
L'agente vocale può sentire informazioni coperte dal segreto professionale?
Qualifica — nuova causa, fascicolo in corso, fatturazione — e non pone alcuna domanda di merito. La trascrizione e la registrazione sono attivabili o meno, con una durata di conservazione che stabilite voi. Potete anche limitarlo alla presa del messaggio, senza alcuna conservazione di audio.
Ogni avvocato vede tutti i fascicoli?
No, salvo vostra decisione. L'assegnazione per fascicolo determina l'accesso, e le consultazioni sono registrate a log.
Sostituite il nostro software di gestione dello studio?
No. La contabilità, la CARPA, la redazione e i modelli di atti restano da voi. Noi prendiamo l'accoglienza, la relazione con il cliente e i solleciti, e i due sistemi dialogano tramite l'API.
Cosa succede durante un'udienza?
L'agente vocale risponde, identifica il chiamante, risponde alle domande informative e propone una richiamata o un appuntamento. Su 40 chiamate al giorno di cui il 63% arrivava durante un'udienza, sono altrettanti fascicoli che non se ne vanno più da un collega.
Quanto costa questa configurazione per uno studio di nove avvocati?
Il piano Professionale parte da 90 € al mese per l'account e la capacità si regola per scaglioni per gli undici utenti. La telefonia parte da 50 € al mese e l'agente vocale è un'opzione a 9 €.
Un'altra domanda? Scrivici — ti risponde una persona.
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