Caso de uso · Direito
A chamada do cliente cai sempre durante a audiência
Um escritório de nove advogados em direito dos negócios e direito do trabalho recebe cerca de 40 chamadas por dia. Duas assistentes atendem. Sessenta e três por cento das chamadas chegam entre as 9 h e as 12 h — ou seja, durante as audiências, quando o advogado em causa está precisamente incontactável e a assistente só pode tomar nota.
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O ponto de partida
Um escritório não perde clientes, perde horas
A assistente anota «o Sr. Durand ligou, voltar a contactar». O advogado sai da audiência às 12 h 30, liga, cai no atendedor, deixa mensagem. O cliente volta a ligar na manhã seguinte, durante a audiência seguinte. Três chamadas e dois dias para dizer «a audiência foi adiada para o dia 14» — uma informação conhecida desde a véspera.
- Chamadas concentradas nos períodos de audiência
- A mensagem escrita num papelinho, sem ligação ao processo
- O cliente volta a ligar porque não tem outra forma de saber
- Honorários cobrados quando alguém se lembra, isto é, tarde
O que se implementa
Responder ao que não precisa do advogado
- 01
O atendimento aguenta durante a audiência
A central telefónica atende, reconhece o número, mostra o processo. Fora das horas em que alguém pode atender, o agente de voz qualifica o pedido — novo assunto, processo em curso, questão de faturação — e cria a tarefa no processo certo. O que não consegue tratar, transmite-o com a transcrição.
- 02
O processo é um objeto, não uma capa
Natureza, tribunal, partes, prazos, honorários acordados, diligências. Modelado com os seus campos. É isso que permite que um prazo desencadeie alguma coisa em vez de ficar anotado numa agenda.
- 03
O cliente é informado sem telefonar
Adiamento de audiência, entrega de alegações, documento recebido: uma mensagem curta, automática, em cada etapa que decidir partilhar. É isso que faz baixar as chamadas — não uma instrução para deixar de atender.
- 04
Os honorários cobram-se sozinhos
Provisão não paga ao 15.º dia, fatura vencida ao 8.º e depois ao 30.º dia: o cenário insiste, com a ligação de pagamento. O advogado não tem de falar de dinheiro com o seu cliente, coisa que nenhum faz de bom grado.
O que isso desloca
O que o dispositivo procura
- 0
- chamadas perdidas durante uma audiência
- 3 → 1
- contactos para transmitir uma data de audiência
- 100 %
- dos prazos associados a um processo
- D+8
- primeira cobrança de honorários, sem ter de pensar nisso
Para ir mais longe
Os blocos mobilizados
Central telefónica virtual
A central completa das PME: acolhimento, encaminhamento, filas e estatísticas.
DescobrirRececionista com IA
Um agente de voz que atende, qualifica e encaminha as suas chamadas 24/7.
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DescobrirSoftware de faturação
Faturas conformes, enviadas, acompanhadas e pagas.
DescobrirFAQ
Perguntas frequentes
O agente de voz pode ouvir informações abrangidas pelo segredo profissional?
Ele qualifica — novo assunto, processo em curso, faturação — e não faz qualquer pergunta sobre o fundo. A transcrição e a gravação podem ser ativadas ou não, com um prazo de conservação que o cliente define. Pode também limitá-lo à recolha de mensagem, sem qualquer conservação de áudio.
Cada advogado vê todos os processos?
Não, a não ser que assim o decidam. A afetação por processo determina o acesso, e as consultas ficam registadas.
Substituem o nosso software de gestão do escritório?
Não. A contabilidade, a caixa de pagamentos dos advogados, a redação e os modelos de atos continuam convosco. Nós assumimos o atendimento, a relação com o cliente e as cobranças, e os dois comunicam pela API.
O que acontece durante uma audiência?
O agente de voz atende, identifica quem liga, responde às perguntas de informação e propõe um retorno de chamada ou uma marcação. Em 40 chamadas por dia, das quais 63 % caíam durante uma audiência, são outros tantos processos que deixam de ir parar a um colega.
Quanto custa esta configuração para um escritório de nove advogados?
O plano Profissional começa em 90 € por mês para a conta e a capacidade ajusta-se por escalão para os onze utilizadores. A telefonia começa em 50 € por mês e o agente de voz é uma opção a 9 €.
Outra questão? Escreva-nos — responde-lhe uma pessoa.
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