Caso d'uso · Ente locale
A settembre la segreteria riceve in due settimane le domande di tutto l'anno
22.000 studenti, sette facoltà e un inizio d'anno in cui immatricolazioni, borse di studio, tessere e orari arrivano nello stesso momento. La segreteria riceve 9.000 e-mail in due settimane, con in testa «a che punto è la mia immatricolazione».
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Il punto di partenza
La domanda è semplice, è il volume a tracimare
Nove domande su dieci hanno una risposta scritta da qualche parte — sull'intranet, in un PDF, in un'e-mail dell'anno scorso. Arrivano in sette caselle, senza priorità, e lo studente la cui pratica è davvero bloccata attende dietro a chi chiede un orario.
- 9.000 e-mail in due settimane, in sette caselle
- Nove domande su dieci hanno già una risposta pubblicata
- Nessuna priorità tra un orario e una pratica bloccata
- L'appuntamento di segreteria si prende facendo la coda
Ciò che si mette in campo
Assorbire il picco senza assumere per due settimane
- 01
Il centro assistenza diventa il riferimento
Le risposte di ogni facoltà sono scritte una volta, in una base di conoscenze pubblicata. Lo studente trova, e l'agente IA legge la stessa cosa.
- 02
L'agente IA prende il primo livello
Sul sito e sull'intranet risponde alle domande di inizio anno a ogni ora, e crea un ticket per l'umano quando il caso è individuale — con il numero di matricola e il contesto.
- 03
Le richieste diventano ticket
Ogni richiesta è un ticket, ordinato per facoltà e per tipo, con una priorità: una pratica bloccata passa davanti a un orario. I tempi sono visibili.
- 04
L'appuntamento di segreteria si prende online
Per motivo e per facoltà, con promemoria SMS. La coda davanti allo sportello diventa un elenco di slot.
Ciò che si sposta
Ciò a cui punta il dispositivo
- ≈ 60%
- delle domande di inizio anno risolte senza operatore
- < 48 h
- di tempo obiettivo su una pratica bloccata, anche a settembre
- 7 → 1
- caselle di posta
- 0
- code fisiche per un appuntamento
Per approfondire
I mattoni impiegati
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Domande frequenti
L'agente IA può accedere alla pratica dello studente?
No per impostazione predefinita: risponde a partire dai contenuti pubblicati. Il caso individuale diventa un ticket gestito da un operatore, che consulta la pratica nel sistema di segreteria.
Ogni facoltà può avere le sue risposte?
Sì. La base di conoscenze si struttura per facoltà, e l'agente IA risponde in base a quella dello studente quando la conosce.
I ticket si collegano al sistema informativo dell'università?
Tramite l'API e il numero di matricola. Il ticket porta l'identificativo, l'operatore apre la pratica con un clic.
E il GDPR per studenti a volte minorenni?
Dati ospitati nell'Unione europea, accesso per servizio, durata di conservazione fissata dall'ateneo. La chat non chiede nulla più di quanto serva per rispondere.
Un'altra domanda? Scrivici — ti risponde una persona.
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