Caso d'uso · Ente locale
Quattro operatori per 34 comuni, e nove procedure ancora su carta
Un'unione di comuni rurale istruisce le autorizzazioni urbanistiche, le domande di contributo alle associazioni, le iscrizioni ai servizi parascolastici e le richieste di bidoni per la raccolta differenziata. Nove procedure, 6.200 pratiche all'anno e un servizio di quattro persone che passa metà del proprio tempo a sollecitare documenti mancanti.
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Il punto di partenza
Il tempo non se ne va nell'istruttoria, se ne va nei solleciti
Una pratica urbanistica arriva incompleta nove volte su dieci. L'operatore lo constata all'apertura, scrive una lettera, attende, sollecita, riceve un documento, ne chiede un altro. L'istruttoria in sé richiede un'ora; il va e vieni richiede sei settimane.
- ≈ 55% del tempo degli operatori speso in solleciti di documenti
- Nessuna visibilità dell'utente sulla sua pratica: chiama
- I moduli cartacei vengono ridigitati a mano
- I 34 comuni non hanno accesso alle pratiche del loro territorio
Ciò che si mette in campo
Impedire la pratica incompleta invece di sollecitarla
- 01
Una pagina per procedura, con il suo modulo
Ogni procedura ha la sua pagina pubblica, scritta in linguaggio chiaro, con l'elenco dei documenti e il modulo di deposito. Pubblicata sul dominio dell'unione di comuni, senza passare dal fornitore del sito.
- 02
Il modulo rifiuta l'incompleto
I documenti obbligatori sono obbligatori: il deposito non parte senza di essi. È questo il cambiamento che conta, perché elimina la causa invece di accelerare il rimedio.
- 03
L'automazione prende in carico i solleciti restanti
Quando un documento resta comunque da fornire, lo scenario sollecita a G+7 e G+21, avvisa l'operatore a G+30 e archivia la pratica senza seguito al termine di legge — informandone l'utente.
- 04
Ogni comune vede il suo territorio
Il sindaco di un comune membro consulta le pratiche del suo comune, senza vedere quelle degli altri 33. Il servizio istruttore vede l'insieme.
Ciò che si sposta
Ciò a cui punta il dispositivo
- ≈ 55% → 15%
- del tempo degli operatori speso in solleciti
- 0
- pratiche depositate senza i documenti obbligatori
- −4 settimane
- sui tempi di istruttoria, a organico costante
- 34
- comuni con accesso alle proprie pratiche
Per approfondire
I mattoni impiegati
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Domande frequenti
Gli utenti senza internet sono esclusi?
No. Lo sportello e il telefono continuano: l'operatore inserisce la pratica per l'utente, nello stesso modulo. Il canale online si aggiunge agli altri, non li sostituisce — ed è proprio lui a liberare tempo per ricevere gli altri.
Possiamo collegare il nostro software di istruttoria urbanistica?
Sì. Il deposito e il monitoraggio avvengono qui, l'istruttoria di legge resta nel software gestionale, alimentato dall'API o da uno scenario di automazione.
Quanto tempo serve per portare online una procedura?
Mezza giornata per la prima, un'ora per le successive: la pagina, il modulo e lo scenario di sollecito si duplicano.
Quattro persone possono davvero assorbire 34 comuni?
È esattamente questo il punto: le richieste arrivano qualificate e ordinate per comune e per tipo, le conferme di ricezione e le richieste di documenti partono da sole, e il servizio istruttore si occupa solo dell'istruttoria. Il volume non cambia, il lavoro di smistamento sparisce.
I comuni membri hanno una loro vista?
Sì: ogni comune ritrova le sue richieste, i suoi tempi e le sue statistiche, senza vedere quelle degli altri. L'unione di comuni mantiene la vista consolidata per governare il carico.
Un'altra domanda? Scrivici — ti risponde una persona.
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