Caso de uso · Administración local
Entre la presentación y la comisión, la familia llama cuatro veces
Catorce escuelas infantiles, 1.200 solicitudes al año, dos comisiones de adjudicación. El expediente se presenta en papel o por correo, falta un documento una de cada dos veces, y la familia llama para saber cómo va su solicitud, porque nada se lo dice.
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El punto de partida
La familia no tiene ninguna visibilidad, así que llama
El servicio dedica la mitad de su tiempo a responder a «cómo va mi expediente». Los documentos que faltan se reclaman por teléfono, la fecha de la comisión no se comunica, y la decisión sale por carta, tres semanas después. Cada llamada es legítima: nada más informa.
- Un documento que falta en uno de cada dos expedientes, reclamado por teléfono
- Cuatro llamadas por expediente para conocer el avance
- La comisión se prepara a mano en una hoja de cálculo
- La decisión sale por carta, sin confirmación de recepción
Lo que se implanta
Informar antes de que pregunten
- 01
El expediente se presenta en línea
Un formulario guiado, con la lista de documentos y la carga de archivos. El expediente se crea en la ficha de la familia, en la etapa «recibido».
- 02
Cada etapa avisa a la familia
Recibido, completo, examinado en comisión el 12 de junio, decisión: en cada cambio de etapa sale un correo o un SMS. La familia lo sabe, así que ya no llama.
- 03
Los documentos se reclaman solos
Un documento que falta dispara una reclamación en D+7 y D+21, con el enlace de presentación. El expediente pasa a «completo» en cuanto llega el documento.
- 04
La comisión trabaja sobre la herramienta
Expedientes completos, criterios de prioridad, centros solicitados: la lista se filtra, la decisión se registra, y la notificación sale el mismo día.
Lo que eso mueve
Lo que persigue el dispositivo
- ≈ 4 → 1
- llamada por expediente
- ≈ 1 de cada 2 → 1 de cada 6
- expedientes incompletos en la comisión
- El mismo día
- para la notificación de la decisión
- 0
- reintroducciones entre la presentación y la comisión
Para ir más allá
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Preguntas frecuentes
¿Se pueden configurar los criterios de prioridad?
Sí. Son propiedades del expediente —situación, barrio, hermanos— y la comisión ordena sobre ellas. El baremo sigue siendo el de la administración.
¿Y una familia sin acceso digital?
El expediente puede crearlo un agente en la ventanilla, con las mismas etapas y las mismas notificaciones, por SMS o por carta.
¿Se pueden solicitar varias escuelas infantiles?
Sí. Cada preferencia queda vinculada al expediente, en el orden expresado por la familia, y la comisión ve las preferencias junto a las plazas disponibles.
¿Dónde están los datos de los niños?
En la Unión Europea, con accesos limitados al servicio de primera infancia. Los expedientes se purgan según el plazo de conservación fijado por la administración.
¿Otra pregunta? Escríbenos — te responde una persona.
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