Anwendungsfall · Gebietskörperschaft
Zwischen Einreichung und Kommission ruft die Familie viermal an
Vierzehn Kitas, 1.200 Anträge pro Jahr, zwei Vergabekommissionen. Der Antrag wird auf Papier oder per E-Mail eingereicht, jedes zweite Mal fehlt eine Unterlage, und die Familie ruft an, um den Stand ihres Antrags zu erfahren — weil ihr nichts davon sagt.
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Die Ausgangslage
Die Familie hat keinerlei Sicht, also ruft sie an
Der Fachbereich verbringt die Hälfte seiner Zeit damit, auf „wie steht es um meinen Antrag“ zu antworten. Fehlende Unterlagen werden telefonisch angefordert, der Termin der Kommission wird nicht mitgeteilt, und die Entscheidung geht drei Wochen später per Brief raus. Jeder Anruf ist berechtigt: Nichts anderes informiert.
- Bei jedem zweiten Antrag fehlt eine Unterlage, telefonisch angefordert
- Vier Anrufe je Antrag, um den Stand zu erfahren
- Die Kommission wird von Hand in einer Tabelle vorbereitet
- Die Entscheidung geht per Brief raus, ohne Empfangsbestätigung
Was eingerichtet wird
Informieren, bevor gefragt wird
- 01
Der Antrag wird online eingereicht
Ein geführtes Formular, mit der Liste der Unterlagen und dem Datei-Upload. Der Vorgang wird am Datensatz der Familie angelegt, im Schritt „eingegangen“.
- 02
Jeder Schritt informiert die Familie
Eingegangen, vollständig, am 12. Juni in der Kommission geprüft, Entscheidung: Bei jedem Schrittwechsel geht eine E-Mail oder eine SMS raus. Die Familie weiß Bescheid, also ruft sie nicht mehr an.
- 03
Die Unterlagen mahnen sich von selbst an
Eine fehlende Unterlage löst nach 7 und nach 21 Tagen eine Erinnerung aus, mit dem Upload-Link. Der Vorgang wechselt auf „vollständig“, sobald die Unterlage eintrifft.
- 04
Die Kommission arbeitet im Werkzeug
Vollständige Anträge, Prioritätskriterien, gewünschte Einrichtungen: Die Liste wird gefiltert, die Entscheidung wird erfasst, und die Benachrichtigung geht am selben Tag raus.
Was sich verändert
Was das Konzept anstrebt
- ≈ 4 → 1
- Anruf je Antrag
- ≈ 1 von 2 → 1 von 6
- unvollständige Anträge in der Kommission
- Am selben Tag
- für die Mitteilung der Entscheidung
- 0
- Doppelerfassungen zwischen Einreichung und Kommission
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Häufig gestellte Fragen
Lassen sich die Prioritätskriterien konfigurieren?
Ja. Es sind Eigenschaften des Vorgangs — Situation, Stadtteil, Geschwister — und die Kommission sortiert danach. Der Bewertungsmaßstab bleibt der der Gebietskörperschaft.
Eine Familie ohne digitalen Zugang?
Der Vorgang kann am Schalter durch Mitarbeitende angelegt werden, mit denselben Schritten und denselben Benachrichtigungen, per SMS oder per Brief.
Kann man mehrere Kitas angeben?
Ja. Jeder Wunsch hängt am Vorgang, in der von der Familie angegebenen Reihenfolge, und die Kommission sieht die Wünsche neben den verfügbaren Plätzen.
Wo liegen die Daten der Kinder?
In der Europäischen Union, mit Zugriff, der auf den Fachbereich Kleinkindbetreuung beschränkt ist. Die Vorgänge werden nach der von der Gebietskörperschaft festgelegten Aufbewahrungsdauer gelöscht.
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