Praktijkcase · Lokaal bestuur
Tussen de indiening en de commissie belt het gezin vier keer
Veertien kinderdagverblijven, 1.200 aanvragen per jaar, twee toewijzingscommissies. Het dossier wordt op papier of per e-mail ingediend, één keer op twee ontbreekt er een stuk, en het gezin belt om te weten hoever zijn aanvraag staat — omdat niets het hun vertelt.
Zonder bankkaart
Het vertrekpunt
Het gezin heeft geen enkel zicht, dus belt het
De dienst besteedt de helft van haar tijd aan het beantwoorden van 'hoever staat mijn dossier'. Ontbrekende stukken worden telefonisch opgevraagd, de datum van de commissie wordt niet meegedeeld, en de beslissing vertrekt per brief, drie weken later. Elk telefoontje is legitiem: niets anders informeert.
- Eén ontbrekend stuk op twee dossiers, telefonisch opgevraagd
- Vier telefoontjes per dossier om de voortgang te kennen
- De commissie wordt met de hand voorbereid in een rekenblad
- De beslissing vertrekt per brief, zonder ontvangstbevestiging
Wat we opzetten
Informeren voor iemand het vraagt
- 01
Het dossier wordt online ingediend
Een begeleid formulier, met de lijst van de stukken en het opladen van bestanden. Het dossier wordt aangemaakt op de fiche van het gezin, in de stap 'ontvangen'.
- 02
Elke stap verwittigt het gezin
Ontvangen, volledig, behandeld in de commissie van 12 juni, beslissing: bij elke stapwijziging vertrekt er een e-mail of een sms. Het gezin weet het, dus belt het niet meer.
- 03
De stukken worden vanzelf opgevraagd
Een ontbrekend stuk zet een herinnering in gang op dag 7 en dag 21, met de link om het in te dienen. Het dossier gaat naar 'volledig' zodra het stuk binnenkomt.
- 04
De commissie werkt in de tool
Volledige dossiers, prioriteitscriteria, gevraagde voorzieningen: de lijst wordt gefilterd, de beslissing wordt ingevoerd, en de kennisgeving vertrekt dezelfde dag.
Wat dat verschuift
Wat de aanpak beoogt
- ≈ 4 → 1
- telefoontje per dossier
- ≈ 1 op 2 → 1 op 6
- onvolledige dossiers in de commissie
- Dezelfde dag
- voor de kennisgeving van de beslissing
- 0
- keer overtikken tussen de indiening en de commissie
Om verder te gaan
De ingezette bouwstenen
Webformulieren
Formulieren op je website die rechtstreeks je CRM voeden.
OntdekkenAangepaste objecten
Je bedrijfsapplicaties, zonder ontwikkeling: panden, dossiers, contracten, met segmenten en automatiseringen.
OntdekkenAutomatiseringsscenario's
Eén trigger, voorwaarden, acties — op alle hubs tegelijk.
OntdekkenE-mailcampagnes
Nieuwsbrieven en campagnes met blokken, gericht op je CRM-segmenten.
OntdekkenBoekingspagina
Jouw beschikbaarheden online boekbaar, in je eigen huisstijl, op je eigen domein.
OntdekkenFAQ
Veelgestelde vragen
Kunnen de prioriteitscriteria ingesteld worden?
Ja. Het zijn eigenschappen van het dossier — situatie, wijk, broers en zussen — en de commissie sorteert erop. De puntenschaal blijft die van het bestuur.
Een gezin zonder digitale toegang?
Het dossier kan aan het loket door een medewerker aangemaakt worden, met dezelfde stappen en dezelfde meldingen, per sms of per brief.
Kun je meerdere kinderdagverblijven aanvragen?
Ja. Elke voorkeur wordt aan het dossier gekoppeld, in de volgorde die het gezin aangeeft, en de commissie ziet de voorkeuren naast de beschikbare plaatsen.
Waar staan de gegevens van de kinderen?
In de Europese Unie, met toegangen beperkt tot de dienst kinderopvang. De dossiers worden gewist volgens de bewaartermijn die het bestuur vastlegt.
Nog een vraag? Schrijf ons — een mens antwoordt je.
Voor je beslist
Probeer de volledige suite, gratis
Het plan Ontdekken is geen uitgeklede demo: de acht hubs staan open, twee gebruikers, duizend contacten, honderd credits cadeau. Zonder bankkaart en zonder einddatum. Je modelleert je eerste dossier en oordeelt op basis van feiten.
Gratis account aanmakenGeen kaart, geen automatische commerciële opvolging, geen functie die na veertien dagen dichtgaat.
Vergelijkingen
Kom je van elders? De migratie verloopt zacht
Contacten, bedrijven, opportuniteiten, taken, segmenten en e-mailsjablonen komen binnen vanuit Brevo, HubSpot of een export. Je houdt je oude tool zolang je wilt: niets verplicht je om in één keer over te stappen, en aan jouw kant wordt niets verwijderd.
Vergelijk met je huidige toolKlaar om al je tools in één oplossing samen te brengen?
Maak in twee minuten je gratis account aan: CRM, telefonie, marketing, afspraken en klantenservice — op één plek, met AI erbovenop.
Zonder bankkaart