Cas d'usage · Collectivité
Entre le dépôt et la commission, la famille appelle quatre fois
Quatorze crèches, 1 200 demandes par an, deux commissions d'attribution. Le dossier est déposé sur papier ou par e-mail, une pièce manque une fois sur deux, et la famille appelle pour savoir où en est sa demande — parce que rien ne le lui dit.
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Le point de départ
La famille n'a aucune visibilité, donc elle appelle
Le service passe la moitié de son temps à répondre à « où en est mon dossier ». Les pièces manquantes sont réclamées par téléphone, la date de commission n'est pas communiquée, et la décision part par courrier, trois semaines après. Chaque appel est légitime : rien d'autre n'informe.
- Une pièce manquante sur deux dossiers, réclamée par téléphone
- Quatre appels par dossier pour connaître l'avancement
- La commission est préparée à la main dans un tableur
- La décision part par courrier, sans confirmation de réception
Ce qu'on met en place
Informer avant qu'on demande
- 01
Le dossier se dépose en ligne
Un formulaire guidé, avec la liste des pièces et le dépôt de fichiers. Le dossier est créé sur la fiche de la famille, à l'étape « reçu ».
- 02
Chaque étape prévient la famille
Reçu, complet, examiné en commission le 12 juin, décision : à chaque changement d'étape, un e-mail ou un SMS part. La famille sait, donc elle n'appelle plus.
- 03
Les pièces se relancent toutes seules
Une pièce manquante déclenche une relance à J+7 et J+21, avec le lien de dépôt. Le dossier passe « complet » dès que la pièce arrive.
- 04
La commission travaille sur l'outil
Dossiers complets, critères de priorité, structures demandées : la liste se filtre, la décision se saisit, et la notification part le jour même.
Ce que ça déplace
Ce que le dispositif vise
- ≈ 4 → 1
- appel par dossier
- ≈ 1 sur 2 → 1 sur 6
- dossiers incomplets à la commission
- Le jour même
- pour la notification de décision
- 0
- ressaisie entre le dépôt et la commission
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Questions fréquentes
Les critères de priorité peuvent-ils être configurés ?
Oui. Ce sont des propriétés du dossier — situation, quartier, fratrie — et la commission trie dessus. Le barème reste celui de la collectivité.
Une famille sans accès numérique ?
Le dossier peut être créé au guichet par un agent, avec les mêmes étapes et les mêmes notifications, par SMS ou par courrier.
Peut-on demander plusieurs crèches ?
Oui. Chaque vœu est rattaché au dossier, dans l'ordre exprimé par la famille, et la commission voit les vœux à côté des places disponibles.
Où sont les données des enfants ?
En Union européenne, avec des accès limités au service petite enfance. Les dossiers sont purgés selon la durée de conservation fixée par la collectivité.
Une autre question ? Écrivez-nous — un humain vous répond.
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