Cas d'usage · Santé
Une demande d'admission dort trois semaines dans une boîte mail
Six établissements, 480 résidents, environ 140 demandes d'admission par mois réparties entre les directions, plus les appels quotidiens des familles. Le sujet n'est pas le soin — il est en dehors — mais il occupe l'accueil du matin au soir.
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Le point de départ
Les familles n'appellent pas pour déranger, elles appellent parce qu'elles ignorent
Une famille dépose un dossier d'admission, puis n'a plus de nouvelles. Elle rappelle au bout de dix jours, puis tous les cinq jours. L'accueil répond ce qu'il peut, c'est-à-dire souvent « je vais me renseigner ». Pendant ce temps, la même famille dépose un dossier dans trois autres établissements.
- Demandes d'admission éparpillées entre six boîtes mail
- Aucune liste d'attente consolidée au niveau du groupe
- Familles sans nouvelles, donc familles qui rappellent
- Visites d'établissement calées par téléphone, une par une
Ce qu'on met en place
Traiter l'admission comme un dossier, pas comme un message
- 01
Un formulaire d'admission par établissement
Publié sur le site du groupe, il crée le dossier avec les pièces attendues. Le dossier incomplet est signalé au dépôt, pas trois semaines plus tard.
- 02
La visite se réserve en ligne
Créneaux réels par établissement, avec rappel SMS la veille. Les vingt minutes quotidiennes passées à caler des visites au téléphone disparaissent.
- 03
La liste d'attente devient visible
Chaque établissement voit la sienne, la direction du groupe voit les six. Une place qui se libère peut être proposée à une famille en attente ailleurs — ce qui était impossible avec six boîtes mail.
- 04
La famille est tenue au courant
Accusé de réception, dossier complet, passage en commission, décision. Quatre messages qui font disparaître dix appels.
Ce que ça déplace
Ce que le dispositif vise
- 6 → 1
- liste d'attente consolidée pour le groupe
- ≈ 10
- appels de relance évités par dossier
- 0
- visite calée au téléphone
- 0
- donnée de santé dans l'outil
Pour aller plus loin
Les briques mobilisées
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Questions fréquentes
Manipulez-vous des données de santé ?
Non, et le dispositif est conçu pour ne pas en avoir besoin : identité, coordonnées, état d'avancement du dossier. Le dossier médical et le projet de soins restent dans votre logiciel métier, seul hébergeur agréé.
Le dossier d'admission national peut-il être repris ?
Les demandes venues d'un portail national se rattachent au dossier par e-mail entrant ou par l'API. Le portail reste le point de dépôt réglementaire.
Les familles ont-elles un accès en ligne ?
Un espace de suivi peut être ouvert, montrant ce que vous décidez : état du dossier, prochaine étape, documents à fournir. C'est ce qui fait le plus baisser les appels.
Que fait exactement l'agent vocal pour les familles ?
Il répond aux questions récurrentes — horaires de visite, pièces d'un dossier d'admission, personne à contacter — à partir de la base de connaissance de l'établissement, et il transfère dès qu'il s'agit du résident lui-même. C'est l'accueil qui récupère ses journées.
Peut-on distinguer les six établissements ?
Oui : chaque établissement a son numéro, ses horaires, sa base de connaissance et ses statistiques. Le groupe garde la vue consolidée, et une famille appelant un établissement n'est jamais orientée vers un autre.
Une autre question ? Écrivez-nous — un humain vous répond.
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