Cas d'usage · Formation
Une session à 68 % de remplissage coûte autant qu'une session pleine
Un organisme de formation professionnelle accueille environ 1 800 stagiaires par an sur 62 sessions. Le formateur est payé, la salle est louée, le repas est commandé — que la session soit pleine ou aux deux tiers. Chaque place vide est une perte sèche.
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Le point de départ
Entre la demande d'information et l'inscription, six semaines de silence
Le candidat demande le programme, le reçoit, puis doit convaincre son employeur, monter un dossier de financement et trouver deux jours dans son planning. Pendant ce temps, personne ne le rappelle — non par négligence, mais parce que la liste des demandes vit dans un tableur que personne n'ouvre le vendredi.
- 68 % de remplissage moyen, soit ≈ 570 places vides par an
- Demandes d'information sans aucune relance après l'envoi du programme
- Désistements de dernière minute jamais réattribués
- Convocations et rappels envoyés à la main, session par session
Ce qu'on met en place
Le remplissage se joue dans les six semaines de silence
- 01
La session est un objet, avec sa capacité
Dates, lieu, formateur, capacité, inscrits. L'inscription en ligne s'arrête d'elle-même à la capacité, et bascule sur la liste d'attente. Plus de surbooking constaté la veille.
- 02
La demande d'information déclenche une séquence
Programme le jour même, puis à J+4 les modalités de financement, à J+12 une invitation à échanger avec le formateur, à J+25 une dernière relance avant clôture. C'est là que se gagne le remplissage.
- 03
Le désistement profite à quelqu'un
Une annulation propose automatiquement la place aux candidats en liste d'attente sur la même session. Le premier qui répond la prend.
- 04
Les convocations partent toutes seules
Convocation à l'inscription, rappel à J-7 et J-1, enquête de satisfaction à J+2, information sur les sessions suivantes à J+90. Aucune n'est envoyée à la main.
Ce que ça déplace
Ce que le dispositif vise
- 68 % → ≈ 82 %
- de remplissage visé
- ≈ 250
- places récupérées par an
- 0
- convocation envoyée à la main
- 4
- relances par candidat, sans y penser
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Questions fréquentes
Gérez-vous les obligations Qualiopi ?
Nous fournissons la traçabilité de la relation — demandes, relances, convocations, enquêtes — qui alimente plusieurs indicateurs. Nous ne remplaçons pas un logiciel de gestion de formation certifiant, et nous ne prétendons pas le faire.
Peut-on gérer les dossiers de financement ?
Le suivi du dossier se modélise comme un objet métier, avec ses étapes et ses pièces. Le dépôt auprès de l'organisme financeur reste sur son portail.
Nos formateurs vacataires ont-ils besoin d'un compte ?
Pas nécessairement. Ils reçoivent leurs convocations et la liste des inscrits par e-mail. Un accès leur est ouvert s'ils doivent saisir des présences.
Comment passe-t-on de 68 % à un meilleur remplissage ?
Le candidat qui a demandé de l'information est relancé automatiquement, la session affiche ses places restantes, et le rappel avant démarrage limite les désistements de dernière minute. Sur 62 sessions, quelques inscrits de plus par session changent l'équilibre économique.
Peut-on gérer des sessions à date fixe plutôt que des créneaux ?
Oui : le type de rendez-vous bascule en mode session, avec son lieu, sa capacité et ses horaires propres. Les inscriptions, les rappels et la liste de présence se tiennent au même endroit.
Une autre question ? Écrivez-nous — un humain vous répond.
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