Caso de uso · Formación
Una convocatoria al 68 % de ocupación cuesta lo mismo que una llena
Un centro de formación profesional acoge a unos 1.800 alumnos al año en 62 convocatorias. Al formador se le paga, el aula se alquila, la comida se encarga, esté la convocatoria llena o a dos tercios. Cada plaza vacía es una pérdida neta.
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El punto de partida
Entre la petición de información y la matrícula, seis semanas de silencio
El candidato pide el programa, lo recibe, y luego tiene que convencer a su empresa, montar un expediente de financiación y encontrar dos días en su agenda. Mientras tanto, nadie le llama; no por negligencia, sino porque la lista de solicitudes vive en una hoja de cálculo que nadie abre los viernes.
- 68 % de ocupación media, es decir ≈ 570 plazas vacías al año
- Peticiones de información sin ningún seguimiento tras el envío del programa
- Bajas de última hora nunca reasignadas
- Convocatorias y recordatorios enviados a mano, convocatoria a convocatoria
Lo que se implanta
La ocupación se juega en las seis semanas de silencio
- 01
La convocatoria es un objeto, con su capacidad
Fechas, lugar, formador, capacidad, matriculados. La matrícula en línea se detiene sola al llegar a la capacidad y pasa a la lista de espera. Se acabó el exceso de reservas descubierto la víspera.
- 02
La petición de información activa una secuencia
Programa el mismo día, después en D+4 las modalidades de financiación, en D+12 una invitación a hablar con el formador, en D+25 un último contacto antes del cierre. Ahí es donde se gana la ocupación.
- 03
La baja beneficia a alguien
Una anulación propone automáticamente la plaza a los candidatos en lista de espera de la misma convocatoria. El primero que responde se la queda.
- 04
Las convocatorias salen solas
Convocatoria al matricularse, recordatorio en D-7 y D-1, encuesta de satisfacción en D+2, información sobre las siguientes convocatorias en D+90. Ninguna se envía a mano.
Lo que eso mueve
Lo que persigue el dispositivo
- 68 % → ≈ 82 %
- de ocupación perseguida
- ≈ 250
- plazas recuperadas al año
- 0
- convocatorias enviadas a mano
- 4
- contactos por candidato, sin pensar en ello
Para ir más allá
Los módulos utilizados
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Preguntas frecuentes
¿Gestionáis las obligaciones de la certificación de calidad de la formación?
Aportamos la trazabilidad de la relación —solicitudes, seguimientos, convocatorias, encuestas— que alimenta varios indicadores. No sustituimos a un programa de gestión de la formación con valor certificador, y no pretendemos hacerlo.
¿Se pueden gestionar los expedientes de financiación?
El seguimiento del expediente se modela como un objeto de negocio, con sus etapas y sus documentos. La presentación ante el organismo financiador sigue haciéndose en su portal.
¿Necesitan cuenta nuestros formadores externos?
No necesariamente. Reciben sus convocatorias y la lista de matriculados por correo. Se les abre un acceso si deben registrar asistencias.
¿Cómo se pasa del 68 % a una ocupación mejor?
El candidato que ha pedido información recibe seguimiento automático, la convocatoria muestra las plazas que quedan, y el recordatorio antes del inicio limita las bajas de última hora. Sobre 62 convocatorias, unos pocos matriculados más por convocatoria cambian el equilibrio económico.
¿Se pueden gestionar convocatorias con fecha fija en lugar de huecos?
Sí: el tipo de cita pasa a modo convocatoria, con su lugar, su capacidad y sus horarios propios. Las matrículas, los recordatorios y la lista de asistencia se llevan en el mismo sitio.
¿Otra pregunta? Escríbenos — te responde una persona.
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