Caso de uso · Administración local
Un hueco de pasaporte perdido son tres semanas de espera para otra persona
Una capital de departamento de 47.000 habitantes expide documentos de identidad, certificados y matrículas escolares con cita previa. El plazo anunciado es de tres semanas y, sin embargo, casi una de cada cinco citas no se cumple, y el hueco liberado no beneficia a nadie.
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El punto de partida
El plazo no es un problema de capacidad
La ciudad no tiene demasiado pocos huecos: los pierde. Una de cada cinco citas no se cumple y nadie avisa, así que el hueco queda vacío mientras la cola se alarga. El recordatorio existe: lo hace a mano una agente, cuando tiene tiempo.
- 18 % de ausencias, sin recordatorio sistemático
- Un hueco anulado la víspera no se reasigna nunca
- La centralita está saturada de «quisiera cambiar mi cita»
- La información municipal sale de otra herramienta, con otra base de contactos
Lo que se implanta
Hacer que la cita sea autónoma
- 01
La reserva en línea, por motivo
Cada motivo tiene su duración real y sus reglas: un pasaporte no lleva el mismo tiempo que una copia de un certificado. El habitante elige su hueco en una página pública, sin crear una cuenta.
- 02
El recordatorio sale solo
SMS 48 h antes, correo la víspera, con el enlace para cambiar o anular en un clic. Es ese enlace lo que lo cambia todo: anular pasa a ser más sencillo que no presentarse.
- 03
El hueco liberado vuelve al público
Una anulación vuelve a publicar el hueco de inmediato. Otra persona lo ocupa en lugar de quedar vacío.
- 04
La información a los habitantes en la misma base
Obras, cierre excepcional, matrículas escolares: las campañas de correo y SMS salen de la misma base de contactos, con el consentimiento registrado canal por canal.
Lo que eso mueve
Lo que persigue el dispositivo
- ≈ 18 % → 7 %
- de citas no cumplidas
- ≈ 100
- huecos recuperados cada mes
- −3 semanas
- sobre el plazo anunciado, con la misma capacidad
- 1
- base de contactos, citas e información incluidas
Para ir más allá
Los módulos utilizados
Página de reserva
Tu disponibilidad reservable online, con tus colores, en tu dominio.
DescubrirRecordatorios de citas
Correo, SMS y notificación en la tarjeta Wallet: las ausencias se funden.
DescubrirCampañas de SMS
El canal que se lee en 3 minutos — remitente personalizado y acuses incluidos.
DescubrirCampañas de email
Newsletters y campañas por bloques, dirigidas a tus segmentos de CRM.
DescubrirCentralita telefónica virtual
La centralita completa para pymes: recepción, enrutamiento, colas y estadísticas.
DescubrirFAQ
Preguntas frecuentes
¿Tiene el habitante que crear una cuenta?
No. La página de reserva es pública: nombre, motivo, hueco, datos de contacto. Es la condición para que las personas menos cómodas con lo digital lleguen hasta el final.
¿Y quienes no tienen teléfono móvil?
El recordatorio pasa al correo, y tanto la oficina de atención como la centralita pueden concertar la cita en lugar del habitante. El canal en línea se suma a los demás, no los sustituye.
¿Se pueden reservar huecos fuera de línea para la atención presencial?
Sí. Cada motivo puede reservar una parte de sus huecos para la atención presencial o telefónica, y el reparto se cambia sin intervención técnica.
¿El envío de información a los habitantes cumple el RGPD?
El consentimiento se registra por canal —correo, SMS, teléfono—, con su origen y su fecha. Una comunicación de interés público y una comunicación facultativa no se apoyan en la misma base legal, y la herramienta distingue ambas.
¿Qué ocurre si el habitante no se presenta?
El hueco se libera automáticamente en cuanto se anula y vuelve a ser reservable. Los recordatorios por correo y SMS salen antes del vencimiento, y el enlace de confirmación de asistencia permite responder en un clic: eso es lo que hace fundir los huecos perdidos.
¿Otra pregunta? Escríbenos — te responde una persona.
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